Lập hồ sơ vụ án dân sự - Quy định và giải pháp thực hiện

Hồ sơ vụ án dân sự là tập hợp các tài liệu, chứng cứ được đương sự và cá nhân, cơ quan, tổ chức khác giao nộp cho Toà án hoặc do Toà án thu thập được theo trình tự, thủ tục pháp luật tố tụng dân sự quy định, từ đó Toà án dùng làm căn cứ để giải quyết vụ án.

Chỉ khi hồ sơ vụ án dân sự được xây dựng tốt, Thẩm phán mới có thể đánh giá chứng cứ một cách chuẩn xác, đưa ra lập luận chặt chẽ, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên đương sự, của Nhà nước và các cá nhân, tổ chức có liên quan. Thời gian qua có một số hồ sơ vụ án dân sự còn chưa được thu thập đầy đủ tài liệu, chứng cứ dẫn đến còn bị hủy sửa do lỗi chủ quan của Thẩm phán, thậm chí có những vụ án bị hủy nhiều lần, vì vậy qua kinh nghiệm trong công tác kiểm tra nghiệp vụ, chúng tôi xin chia sẻ một số kỹ năng trong xây dựng hồ sơ vụ án dân sự.
 

Ảnh minh hoạ

1.Kiểm tra hồ sơ khởi kiện

Đơn khởi kiện và các tài liệu chứng cứ kèm theo cùng với biên lai nộp tiền tạm ứng án phí (trừ trường hợp không phải nộp hoặc được miễn nộp tiền tạm ứng án phí) tạo thành hồ sơ khởi kiện. Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày thụ lý vụ án, Chánh án Toà án phân công Thẩm phán giải quyết vụ án. Trong thực tế, Thẩm phán xem xét đơn khởi kiện, các tài liệu, chứng cứ kèm theo và Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án có thể khác nhau. Dù Thẩm phán được phân công xem xét đơn khởi kiện, thụ lý vụ án và Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án là một hay khác nhau thì việc kiểm tra lại hồ sơ khởi kiện của Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án là rất cần thiết để kiểm tra lại một lần nữa các điều kiện thụ lý vụ án dân sự. Thực hiện tốt việc kiểm tra hồ sơ khởi kiện tạo tiền đề tốt cho quá trình xây dựng hồ sơ vụ án dân sự của Thẩm phán, sau đó thông báo thụ lý, yêu cầu nguyên đơn cung cấp bản sao hồ sơ khởi kiện cho bị đơn, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan.

2.Tiếp nhận văn bản ghi ý kiến

Theo quy định của BLTTDS, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo thụ lý vụ án, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc giải quyết vụ án phải nộp cho Toà án văn bản ghi ý kiến của mình đối với yêu cầu của người khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo, yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập (nếu có).Trong trường hợp cần gia hạn thì người được thông báo phải có đơn xin gia hạn gửi cho Toà án nêu rõ lý do; nếu việc xin gia hạn là có căn cứ thì Toà án phải gia hạn, nhưng không quá 15 ngày. Văn bản ghi ý kiến và tài liệu, chứng cứ kèm theo, yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập cũng có thể đến Tòa án trực tiếp hoặc bằng bưu điện. Việc giao nhận tài liệu, chứng cứ kèm theo văn bản ghi ý kiến phải được thực hiện theo đúng quy định của BLTTDS. Bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có quyền yêu cầu Tòa án cho xem, ghi chép, sao chụp đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện, trừ tài liệu, chứng cứ quy định tại khoản 2 Điều 109 của Bộ luật này.

3. Xem xét, chấp nhận xem xét, thông báo yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập

Cùng với việc phải nộp cho Tòa án văn bản ghi ý kiến của mình đối với yêu cầu của người khởi kiện, bị đơn có quyền đưa ra yêu cầu phản tố đối với nguyên đơn; người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập. Vì vậy, nếu họ thực hiện quyền này, Thẩm phán phải xem xét yêu cầu của họ.

Về thời điểm: Trong thực tế, bị đơn có thể đưa ra yêu cầu phản tố và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có thể đưa ra yêu cầu độc lập ở các thời điểm khác nhau của quá trình giải quyết vụ án dân sự ở cấp sơ thẩm. Tuy nhiên, bị đơn chỉ có quyền đưa ra yêu cầu phản tố và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan chỉ có quyền đưa ra yêu cầu độc lập trước thời điểm mở phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải nên sau khi mở phiên họp thì Thẩm phán không xem xét yêu cầu đó.

Thẩm phán cần lưu ý là bị đơn, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan có thể đưa ra yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập trong văn bản ghi ý kiến, bản tự khai, biên bản lấy lời khai… BLTTDS quy định thủ tục yêu cầu phản tố hoặc yêu cầu độc lập được thực hiện theo quy định của Bộ luật này và được thực hiện tương tự như tiếp nhận, kiểm tra đơn khởi kiện và các tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện.

Một trong những kỹ năng quan trọng là Thẩm phán phải nhận diện được yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập của đương sự trong vụ án. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động xây dựng hồ sơ vụ án dân sự, bởi lẽ liên quan đến các hoạt động tố tụng tiếp theo cũng như phạm vi thu thập, đánh giá chứng cứ của Thẩm phán. Tùy thuộc vào vị trí tố tụng của đương sự để xác định yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập.

4. Xem xét, xử lý việc rút, thay đổi, bổ sung yêu cầu của đương sự

Đương sự trong vụ án dân sự có quyền tự định đoạt. Nguyên tắc này được thể hiện: Trong quá trình giải quyết vụ án dân sự, các đương sự có quyền đưa ra nhiều yêu cầu, rút, thay đổi, bổ sung yêu cầu và Tòa án chỉ giải quyết trong phạm vi yêu cầu của đương sự.

Đối với trường hợp đương sự rút yêu cầu, Thẩm phán phải có kỹ năng xử lý khác nhau trong trường hợp các đương sự rút một phần hoặc toàn bộ yêu cầu.

Trường hợp không chấp nhận việc xem xét yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập, việc thay đổi, bổ sung yêu cầu của đương sự Thẩm phán phải có kỹ năng xử lý khéo léo, đúng quy định. Điều 194 BLTTDS chỉ quy định việc khiếu nại, kiến nghị và giải quyết khiếu nại, kiến nghị về việc trả lại đơn khởi kiện mà không có quy định riêng về khiếu nại, kiến nghị đối với việc không chấp nhận xem xét yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập cũng như không chấp nhận việc thay đổi, bổ sung yêu cầu. Thực hiện nguyên tắc công khai, minh bạch trong xây dựng hồ sơ vụ án, Thẩm phán cần phải thông báo bằng văn bản cho đương sự biết. Trong thông báo cần nêu rõ căn cứ không chấp nhận. Việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại đối với việc không chấp nhận xem xét yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập; không chấp nhận việc thay đổi, bổ sung yêu cầu của đương sự được thực hiện tương tự như trường hợp khiếu nại việc trả lại đơn khởi kiện của nguyên đơn.

5. Xác định tư cách đương sự trong vụ án

Việc xác định chính xác đương sự có ý nghĩa quan trọng đối với Thẩm phán trong việc xây dựng hồ sơ, giải quyết vụ án dân sự. Chỉ khi xác định được đủ đương sự và chính xác tư cách của đương sự trong vụ án, Thẩm phán mới có thể quyết định được chính xác các quyền và nghĩa vụ của họ về mặt nội dung, bảo đảm vụ án được giải quyết đúng đắn. Xác định sai, thiếu đương sự ảnh hưởng lớn đến quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự trong vụ án. Vì vậy, đây là trường hợp bị coi là vi phạm nghiêm trọng thủ tục tố tụng, là căn cứ để hủy các bản án, quyết định.

Kỹ năng xác định đương sự trong vụ án dân sự có mối quan hệ trực tiếp với kỹ năng thu thập chứng cứ của Thẩm phán trong quá trình xây dựng hồ sơ vụ án. Thẩm phán cần lưu ý là trong quá trình xây dựng hồ sơ vụ án dân sự, nguyên đơn có thể trở thành bị đơn và ngược lại bị đơn có thể trở thành nguyên đơn; người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có thể trở thành nguyên đơn, người có nghĩa vụ đối với yêu cầu độc lập trở thành bị đơn. Đó là trường hợp thay đổi địa vị tố tụng và như vậy trong xây dựng hồ sơ vụ án cũng có sự thay đổi.

Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan khác với nguyên đơn và bị đơn, họ không phải là người khởi kiện cũng không phải là người bị kiện. Việc tham gia tố tụng của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án dân sự có thể do họ chủ động hoặc theo yêu cầu của đương sự khác hoặc theo yêu cầu của Tòa án. Do đó Thẩm phán phải chủ động đưa vào họ tham gia tố tụng khi thấy cần thiết (Điều 68 BLTTDS).

Để xác định đúng đương sự trong vụ án dân sự, Thẩm phán phải căn cứ vào yêu cầu của đương sự và quan hệ pháp luật phát sinh tranh chấp cũng như đối tượng chứng minh trong vụ án án, đồng thời còn phải căn cứ vào Điều 68 BLTTDS. Bên cạnh đó, trong một số trường hợp việc xác định tư cách đương sự còn phải căn cứ vào các quy định của luật nội dung như quy định của Bộ luật dân sự về hộ gia đình, về quyền thừa kế tài sản…, quy định của Luật Hôn nhân và gia đình về quyền và nghĩa vụ của vợ và chồng…, và các luật chuyên ngành khác.

Các đương sự có thể tự mình trực tiếp hoặc có thể ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng. Trường hợp vụ án dân sự có sự ủy quyền của đương sự cho người khác tham gia tố tụng Thẩm phán cần kiểm tra, xác định tính hợp pháp của việc ủy quyền. Đây là một hoạt động rất quan trọng bảo đảm việc xây dựng hồ sơ vụ án đúng pháp luật. Những chứng cứ được thu thập trong quá trình xây dựng hồ sơ vụ án từ người đại diện theo ủy quyền nhưng việc ủy quyền không hợp pháp thì không có giá trị pháp lý.

Quá trình xây dựng hồ sơ vụ án dân sự, Thẩm phán còn cần phải chú ý vấn đề thực hiện triệu tập hợp lệ đối với đương sự. Việc có triệu tập hợp lệ đối với đương sự hay không liên quan chặt chẽ tới việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của đương sự cũng như tính hợp pháp của các quyết định tố tụng, hành vi tố tụng của Thẩm phán. Chính vì vậy, việc triệu tập đương sự cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại chương X BLTTDS.

6. Yêu cầu đương sự tự khai

Sau khi thông báo thụ lý vụ án, Thẩm phán triệu tập các đương sự trong vụ án để thực hiện việc tự khai. Nhiều đương sự trong vụ án có thể không biết cần tự khai các nội dung gì nên đối với những trường hợp như vậy, Thẩm phán cần hướng dẫn đương sự tự khai về các vấn đề cần chứng minh trong vụ án. Ví dụ, trong vụ án ly hôn cần hướng dẫn các đương sự tự khai về quan hệ hôn nhân như thời điểm kết hôn hoặc chung sống, có đăng ký kết hôn hay không, thời điểm phát sinh mâu thuẫn vợ chồng, sau khi phát sinh mâu thuẫn vợ chồng sống chung hay sống riêng… Về con chung, Thẩm phán có thể hướng dẫn đương sự tự khai các nội dung: có bao nhiêu con; họ, tên, ngày tháng năm sinh của từng con; ai là người đang trực tiếp nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục con; nguyện vọng và đề nghị nuôi con… Về quan hệ tài sản giữa vợ chồng, Thẩm phán cần hướng dẫn đương sự tự khai đối với các nội dung như tài sản chung có những tài sản gì; nguồn gốc của tài sản, ai đang quản lý, sử dụng; yêu cầu phân chia như thế nào đối với tài sản chung; vợ chồng có tài sản riêng không; vợ chồng có nợ ai và có ai nợ vợ chồng không… Tùy thuộc từng từng loại tranh chấp mà Thẩm phán hướng dẫn đương sự tự khai.

7. Yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ

Yêu cầu này xuất phát từ nguyên tắc “Cung cấp chứng cứ và chứng minh trong tố tụng dân sự” được quy định tại Điều 6 BLTTDS: Đương sự có quyền và nghĩa vụ chủ động thu thập, giao nộp chứng cứ. Không phải bất cứ vụ án dân sự nào, Thẩm phán cũng yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ. Bắt buộc khi khởi kiện, người khởi kiện phải cung cấp cho Tòa án các tài liệu, chứng cứ. Đây là các tài liệu chứng cứ ban đầu trong quá trình xây dựng hồ sơ vụ án dân sự, bảo đảm cho việc thụ lý vụ án dân sự được chính xác. Ngoài ra, sau khi thông báo thụ lý và yêu cầu đương sự thực hiện việc tự khai, Thẩm phán đã thu thập đủ tài liệu, chứng cứ để giải quyết vụ án thì Thẩm phán có thể tiến hành thủ tục kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải. Do đó, khoản 1 Điều 96 BLTTDS quy định trường hợp tài liệu, chứng cứ đã được giao nộp chưa bảo đảm đủ cơ sở để giải quyết vụ việc thì Thẩm phán yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ.

Theo quy định của BLTTDS, đương sự không có quyền giao, nộp chứng cứ ở bất cứ giai đoạn tố tụng nào cũng được, mà phải thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 96 BLTDS. Đây chính là điểm mới của BLTTDS, nhằm khắc phục khó khăn của Thẩm phán trong xây dựng hồ sơ, giải quyết vụ án dân sự và hạn chế việc phải sửa, hủy án do đương sự giao nộp muộn.

Để khắc phục tình trạng đương sự giao nộp muộn, trong xây dựng hồ sơ vụ án dân sự, Thẩm phán cần phải thông báo cho đương sự biết những chứng cứ, tài liệu còn thiếu yêu cầu đương sự nộp bổ sung. Việc yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ phải được thực hiện bằng hình thức văn bản và lưu vào trong hồ sơ vụ án. Khi đương sự giao nộp tài liệu, chứng cứ Toà án phải lập biên bản có chữ ký của người nhận và dấu của Toà án (Điều 96 BLTTDS).

Để có kỹ năng xác định các tài liệu, chứng cứ đương sự phải giao nộp bổ sung, Thẩm phán phải xác định được các chứng cứ của vụ án, các chứng cứ nào còn thiếu phải yêu cầu đương sự giao nộp cũng như nghĩa vụ chứng minh của từng bên đương sự. Thẩm phán cũng phải chủ động thu thập tài liệu chứng cứ, không thụ động trông chờ đương sự giao nộp tài liệu chứng cứ. Quá trình thu thập, Thẩm phán phải có kỹ năng chuyển hóa các thủ tục để hợp thức hóa chứng cứ.

8. Thực hiện biện pháp thu thập chứng cứ

Khi Thẩm phán thực hiện một hoặc một số biện pháp thu thập chứng cứ cần nắm vững nguyên tắc được quy định trong BLTTDS. Đó là, thu thập chứng cứ trong giải quyết vụ án dân sự vừa là nghĩa vụ của đương sự vừa là trách nhiệm của Tòa án. BLTTDS quy định đương sự có quyền và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ và chứng minh cho yêu cầu hoặc phản đối yêu cầu. Tòa án chỉ tiến hành thu thập chứng cứ khi đương sự đã áp dụng mọi biện pháp nhưng vẫn không tự thu thập được và có yêu cầu Tòa án tiến hành thu thập hoặc khi Tòa án xét thấy cần thiết.

Với quy định này, BLTTDS quy nghĩa vụ chứng minh trước hết thuộc về đương sự và giảm được những công việc cho Thẩm phán. Đồng thời bảo đảm được tính minh bạch, khách quan, tránh việc Thẩm phán lạm dụng biện pháp thu thập chứng cứ để thu thập chứng cứ có lợi cho một trong các bên đương sự, từ đó ra phán quyết không đúng với bản chất của vụ án đang giải quyết, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể quan hệ pháp luật. Tuy nhiên, Thẩm phán có thẩm quyền giải quyết vụ án bằng tất cả các biện pháp thích hợp của mình. Từ đó, thẩm phán quyết định phạm vi tài liệu, chứng cứ của vụ án, và biện pháp thu thập chứng cứ.

Để áp dụng được biện pháp thu thập chứng cứ cần thiết, phù hợp, Thẩm phán cần xác định được hệ thống chứng cứ của vụ án. Căn cứ vào đối tượng chứng minh và quy định của pháp luật nội dung để phát hiện hệ thống chứng cứ của vụ án. Đối tượng chứng minh trong vụ án dân sự rất phức tạp, đặc biệt đối với vụ án có nhiều đương sự, có nhiều loại yêu cầu, nhiều quan hệ pháp luật tranh chấp. Sau khi xác định được hệ thống chứng cứ, Thẩm phán phải có khả năng xác định được các chứng cứ cần thu thập bổ sung.

Xác định được các chứng cứ cần thu thập bổ sung cần lưu ý quy định của BLTTDS về các tình tiết, sự kiện không cần phải chứng minh trong vụ án. Các chứng cứ cần thu thập bổ sung đang được cá nhân, cơ quan, tổ chức nào quản lý, lưu giữ và bằng cách nào để thu thập chúng. Trong chuỗi các hoạt động đó thì việc xác định chứng cứ là hoạt động đầu tiên có vai trò quan trọng, bởi chỉ có thể thu thập được chứng cứ khi xác định được nó. Tùy thuộc từng loại tranh chấp, tính chất, bối cảnh của từng vụ án mà Thẩm phán quyết định áp dụng từng biện pháp hay tổng hợp nhiều biện pháp thu thập chứng cứ cũng như xác định thời hạn phù hợp cho quá trình thu thập chứng cứ đó. Đây là hoạt động tư duy của Thẩm phán, phản ánh năng lực của người Thẩm phán trong giải quyết vụ án dân sự. Vì vậy, trong quá trình giải quyết vụ án, Thẩm phán phải chủ động nghiên cứu hồ sơ, lấy lời khai của đương sự, không được phó mặc hoàn toàn cho Thư ký.

Để áp dụng có hiệu quả các biện pháp thu thập chứng cứ, Thẩm phán cần phải thực hiện khoa học các hoạt động chuẩn bị cho việc thu thập chứng cứ, đó chính là sắp xếp tài liệu, chứng cứ theo tệp hồ sơ một cách hệ thống và tiến hành nghiên cứu, xác định các nội dung như: 

- Xác định yêu cầu và phạm vi yêu cầu (yêu cầu khởi kiện, phản tố, độc lập) và căn cứ đưa ra yêu cầu của các đương sự, quan điểm và căn cứ của bên đương sự kia.

-  Quan hệ pháp luật tranh chấp trong vụ án.

- Tư cách đương sự.

- Các vấn đề cần phải chứng minh của vụ án, đặc biệt là các tình tiết, sự kiện mới xuất hiện, điểm mấu chốt nào cần làm rõ để có thể giải quyết được vụ án.

-  Nghĩa vụ chứng minh của các bên đương sự.

- Các vấn đề đã chứng minh được, vấn đề chưa chứng minh được và các chứng cứ cần thu thập bổ sung để hoàn thiện hồ sơ vụ án.

- Văn bản quy phạm pháp luật áp dụng.

Sau khi xác định được chính xác, đầy đủ các nội dung trên để việc áp dụng các biện pháp thu thập chứng cứ phù hợp, Thẩm phán cần tiến hành các công việc sau:

- Tạo điều kiện cho các bên đương sự được biết chứng cứ do đương sự khác xuất trình hoặc do Tòa án thu thập để họ có thể trả lời về các chứng cứ đó (được biết và ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ).

- Tạo điều kiện để các bên thống nhất về các tình tiết của vụ án.

- Xác định danh mục các tình tiết mà các bên còn tranh chấp.

Thực hiện tốt các công việc chuẩn bị cho việc thu thập chứng cứ, sẽ tạo tiền đề và hiệu quả cho hoạt động áp dụng các biện pháp thu thập chứng cứ của Thẩm phán. BLTTDS quy định Tòa án tiến hành xác minh, thu thập chứng cứ trong những trường hợp do Luật này quy định. Thủ tục thu thập chứng cứ được quy định cụ thể từ các Điều 97 đến 106 và các điều luật tương ứng khác của BLTTDS.

Trong quá trình xây dựng hồ sơ vụ án, nếu có yêu cầu áp dụng, thay đổi, bổ sung, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời của đương sự, Thẩm phán phải xem xét các căn cứ của yêu cầu, đồng thời còn phải thu thập các chứng cứ chứng minh để từ đó quyết định chấp nhận hay không chấp nhận yêu cầu. Trình tự, thủ tục áp dụng, thay đổi, bổ sung, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời phải được thực hiện theo đúng quy định của BLTTDS.

Hoạt động xây dựng hồ sơ vụ án đòi hỏi thẩm phán phải giải quyết tất cả các vấn đề, các tình huống xảy ra liên quan đến vụ án. Việc xuất hiện các tình huống về tố tụng hay nội dung có thể dẫn đến các quyết định tố tụng hoặc hành vi tố tụng, đòi hỏi Thẩm phán phải xử lý linh hoạt nhưng chuẩn xác, đúng pháp luật, bảo đảm được các nguyên tắc của BLTTDS.