Một số góp ý đối với dự thảo Nghị quyết hướng dẫn việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản của tòa án bằng phương tiện điện tử

1. Sự cần thiết ban hành Nghị quyết 

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang được triển khai mạnh mẽ, việc đổi mới phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản của Tòa án là yêu cầu khách quan, phù hợp với định hướng xây dựng Tòa án điện tử, Tòa án số và cải cách thủ tục hành chính tư pháp. Dự thảo lần 2 Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản của Tòa án bằng phương tiện điện tử thông qua ứng dụng định danh điện tử quốc gia là một bước đi cần thiết, có ý nghĩa cả về pháp lý, thực tiễn và quản trị tư pháp.

Hiện nay, việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản của Tòa án chủ yếu vẫn được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính. Phương thức này trong nhiều trường hợp còn mất thời gian, phát sinh chi phí, phụ thuộc vào địa chỉ cư trú, nơi làm việc, trụ sở của người tham gia tố tụng. Thực tiễn cũng cho thấy không ít vụ việc bị kéo dài do đương sự thay đổi địa chỉ nhưng không thông báo kịp thời, gây khó khăn cho Tòa án trong việc xác minh, tống đạt và bảo đảm tiến độ giải quyết vụ án. Trong khi đó, hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia, ứng dụng VNeID, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành đang tạo ra nền tảng quan trọng để các cơ quan nhà nước thực hiện giao dịch điện tử với người dân, tổ chức. Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử đã xác lập nền tảng định danh và xác thực điện tử là hệ thống phục vụ trao đổi thông tin giữa hệ thống định danh điện tử với hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước và các chủ thể liên quan; đồng thời đặt ra yêu cầu bảo đảm an toàn hệ thống thông tin khi kết nối.

Vì vậy, việc ban hành Nghị quyết hướng dẫn thống nhất việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản của Tòa án qua VNeID là cần thiết, góp phần rút ngắn thời gian tố tụng, tiết kiệm chi phí, tăng tính minh bạch, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân và thúc đẩy quá trình hiện đại hóa hoạt động của Tòa án.

2. Một số ý kiến đóng góp cụ thể đối với dự thảo nghị quyết 

2.1. Về điều kiện áp dụng phương thức cấp, tống đạt, thông báo qua VneID

Một trong những nội dung quan trọng nhất của Dự thảo Nghị quyết là xác định điều kiện để Tòa án thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản bằng phương tiện điện tử thông qua ứng dụng định danh điện tử quốc gia. Theo nội dung được công bố, Dự thảo đưa ra hai phương án: phương án thứ nhất là chỉ thực hiện khi cơ quan, tổ chức, cá nhân chủ động đăng ký và lựa chọn nhận văn bản bằng phương thức điện tử; phương án thứ hai là người đã đăng ký, kích hoạt tài khoản định danh điện tử mức độ 2 được coi là đồng ý nhận văn bản của Tòa án qua VNeID, trừ trường hợp có văn bản từ chối.

Trong giai đoạn hiện nay, việc lựa chọn phương án thứ nhất là phù hợp nhất, tức là chỉ thực hiện cấp, tống đạt, thông báo qua VNeID khi người nhận đã chủ động đăng ký và lựa chọn phương thức điện tử. Lý do là việc tống đạt văn bản của Tòa án không phải là một giao dịch hành chính thông thường, mà là hoạt động tố tụng có thể làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ tố tụng của người tham gia tố tụng. Từ thời điểm văn bản được coi là tống đạt hợp lệ, các thời hạn tố tụng như thời hạn có mặt theo giấy triệu tập, thời hạn cung cấp tài liệu chứng cứ, thời hạn kháng cáo, khiếu nại hoặc thực hiện nghĩa vụ tố tụng khác có thể bắt đầu được tính. Vì vậy, nếu quy định theo hướng mặc nhiên coi người có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 là đồng ý nhận văn bản tố tụng qua VNeID thì cần nghiên cứy kỹ lưỡng. Tài khoản định danh điện tử mức độ 2 thể hiện khả năng xác thực danh tính của cá nhân trong môi trường điện tử, nhưng chưa đồng nghĩa với việc cá nhân đó đã nhận thức đầy đủ và chấp thuận hậu quả pháp lý của việc nhận văn bản tố tụng qua ứng dụng. Nghị định số 69/2024/NĐ-CP quy định về định danh và xác thực điện tử đã xác lập giá trị pháp lý của tài khoản định danh điện tử trong việc chứng minh chủ thể danh tính điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử, nhưng việc sử dụng tài khoản này trong hoạt động tố tụng vẫn cần được đặt trong khuôn khổ bảo đảm quyền tố tụng của đương sự.

Trong thực tế, không phải người dân nào có VNeID cũng thường xuyên sử dụng ứng dụng, kiểm tra thông báo hoặc hiểu rõ ý nghĩa pháp lý của việc nhận văn bản tố tụng điện tử. Có người đã kích hoạt tài khoản nhưng ít sử dụng, có người thay đổi điện thoại, mất thiết bị, quên mật khẩu, không bật thông báo, không có kết nối internet ổn định hoặc gặp khó khăn trong thao tác công nghệ. Nếu trong các trường hợp này, Tòa án vẫn coi việc gửi văn bản vào tài khoản định danh điện tử là đã tống đạt hợp lệ, thì có thể phát sinh tranh chấp về việc người nhận có thực sự biết nội dung văn bản hay không. Do đó, cơ chế đăng ký tự nguyện có ưu điểm là bảo đảm tốt hơn quyền tự định đoạt và quyền được biết của người tham gia tố tụng. Khi người dân chủ động đăng ký nhận văn bản qua VNeID, có thể xem họ đã lựa chọn phương thức liên hệ điện tử và có nghĩa vụ duy trì khả năng truy cập tài khoản. Tuy nhiên, sự tự nguyện này phải là sự tự nguyện có hiểu biết. Tòa án cần giải thích rõ cho người đăng ký về các nội dung cơ bản như: loại văn bản sẽ được gửi qua VNeID; thời điểm được coi là đã nhận; trách nhiệm kiểm tra tài khoản; nghĩa vụ thông báo khi không còn khả năng sử dụng tài khoản; hậu quả pháp lý khi không đọc, không mở hoặc không phản hồi văn bản.

Từ đó, Dự thảo nên quy định rõ hơn về thủ tục đăng ký nhận văn bản điện tử. Việc đăng ký nên được thể hiện bằng văn bản, biểu mẫu điện tử hoặc xác nhận trực tiếp trên hệ thống, trong đó có nội dung xác nhận rằng người nhận đã được giải thích và hiểu rõ hậu quả pháp lý. Ngoài ra, cần bổ sung cơ chế thay đổi, tạm dừng hoặc hủy đăng ký nhận văn bản điện tử trong trường hợp người tham gia tố tụng không còn điều kiện sử dụng VNeID. Quy định này sẽ giúp tránh tình trạng đăng ký một lần nhưng áp dụng kéo dài trong khi điều kiện thực tế của người nhận đã thay đổi. Bên cạnh đó, có thể thiết kế lộ trình áp dụng theo nhóm chủ thể. Đối với cá nhân thông thường, đặc biệt là người cao tuổi, người ở vùng sâu, vùng xa, người hạn chế về công nghệ, nên ưu tiên nguyên tắc tự nguyện. Đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức tín dụng, công ty bảo hiểm, luật sư, tổ chức hành nghề luật sư hoặc các chủ thể thường xuyên tham gia tố tụng, có thể nghiên cứu áp dụng yêu cầu cao hơn về sử dụng phương thức điện tử. Cách tiếp cận phân tầng này vừa thúc đẩy chuyển đổi số, vừa bảo đảm tính nhân văn và khả thi.

2.2. Về thời điểm hoàn thành việc cấp, tống đạt, thông báo

Dự thảo Nghị quyết xác định thời điểm hoàn thành việc cấp, tống đạt, thông báo qua VNeID là thời điểm hệ thống định danh và xác thực điện tử ghi nhận thông điệp dữ liệu đã được truyền thành công vào tài khoản định danh điện tử của người nhận. Đồng thời, nhật ký giao dịch điện tử, dữ liệu xác thực điện tử và dữ liệu về thời điểm gửi, nhận do hệ thống tạo lập được xác định là căn cứ chứng minh việc cấp, tống đạt, thông báo hợp lệ. Quy định này có ý nghĩa quan trọng vì nó tạo ra một mốc thời gian rõ ràng để xác định hiệu lực của việc tống đạt. Trong tố tụng, thời điểm tống đạt hợp lệ là căn cứ để tính nhiều thời hạn pháp lý khác nhau. Nếu không xác định được thời điểm này, Tòa án và người tham gia tố tụng sẽ khó xác định khi nào đương sự phải có mặt, khi nào bắt đầu tính thời hạn kháng cáo, khi nào một quyết định có thể được thi hành hoặc khi nào một thủ tục tố tụng được coi là hợp lệ. 

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa gửi thành công về mặt kỹ thuật và bảo đảm hợp lý khả năng tiếp cận văn bản của người nhận. Về mặt kỹ thuật, hệ thống có thể ghi nhận văn bản đã được truyền thành công vào tài khoản VNeID, nhưng trên thực tế người nhận có thể chưa biết hoặc không thể truy cập văn bản vì lý do khách quan. Ví dụ, ứng dụng bị lỗi, tài khoản bị khóa, điện thoại bị mất, thiết bị không còn hoạt động, người nhận đang ở khu vực không có internet hoặc hệ thống đang bảo trì. Nếu chỉ căn cứ vào trạng thái “đã truyền thành công” để xác định hoàn thành tống đạt trong mọi trường hợp thì có thể chưa bảo đảm đầy đủ quyền tố tụng của người dân. Ở chiều ngược lại, nếu yêu cầu phải chứng minh người nhận đã mở, đọc hoặc phản hồi văn bản thì lại có nguy cơ làm mất ý nghĩa của tống đạt điện tử. Bởi lẽ, một số đương sự có thể cố tình không mở ứng dụng, không đọc thông báo hoặc không phản hồi nhằm kéo dài thời gian giải quyết vụ án. Thực tiễn tống đạt điện tử đã cho thấy có tình trạng đương sự thay đổi thiết bị, đổi số điện thoại, mất quyền truy cập tài khoản hoặc cố tình né nhận, dẫn đến tranh chấp về thời điểm nhận văn bản. 

Do đó, quy định về thời điểm hoàn thành tống đạt cần dung hòa hai yêu cầu: một mặt, bảo đảm Tòa án có căn cứ pháp lý chắc chắn để tính thời hạn tố tụng; mặt khác, bảo vệ người nhận trong trường hợp thực sự có trở ngại khách quan. Theo đó, có thể giữ nguyên nguyên tắc chung là việc cấp, tống đạt, thông báo được coi là hoàn thành khi hệ thống ghi nhận văn bản đã được truyền thành công vào tài khoản định danh điện tử hợp lệ. Tuy nhiên, cần bổ sung cơ chế ngoại lệ trong trường hợp người nhận chứng minh được có lỗi kỹ thuật, sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan làm họ không thể truy cập văn bản.

Vì vậy, Dự thảo Nghị quyết nên quy định rõ các lớp dữ liệu cần được lưu giữ để chứng minh việc tống đạt, bao gồm: mã giao dịch điện tử; mã định danh văn bản; thời điểm Tòa án phát hành văn bản; thời điểm hệ thống tiếp nhận; thời điểm hệ thống truyền văn bản vào tài khoản người nhận; trạng thái gửi; trạng thái thông báo; thông tin chữ ký số; thông tin hệ thống về lỗi nếu có; và nhật ký truy cập, mở hoặc tải văn bản trong trường hợp hệ thống ghi nhận được. Các dữ liệu này không chỉ phục vụ quản lý nội bộ mà còn là căn cứ quan trọng để giải quyết khiếu nại, kiến nghị hoặc kiểm sát hoạt động tố tụng. Đối với những văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền tố tụng quan trọng như giấy triệu tập, quyết định đưa vụ án ra xét xử, bản án, quyết định đình chỉ, quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời hoặc văn bản làm phát sinh thời hạn kháng cáo, cần cân nhắc cơ chế thông báo bổ sung. Cơ chế này có thể là tin nhắn SMS, email, thông báo đẩy trên ứng dụng hoặc cuộc gọi xác minh trong trường hợp cần thiết. Thông báo bổ sung không nhất thiết là điều kiện làm phát sinh hiệu lực tống đạt, nhưng giúp tăng khả năng người nhận biết được văn bản và giảm tranh chấp sau này.

2.3. Về bảo vệ người yếu thế và bảo đảm quyền tiếp cận công lý

Một vấn đề cần được nhấn mạnh trong Dự thảo là bảo đảm quyền tiếp cận công lý của người tham gia tố tụng, đặc biệt là nhóm người yếu thế hoặc người có hạn chế trong việc sử dụng công nghệ. Chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp là xu hướng tất yếu, nhưng chuyển đổi số không thể chỉ được đánh giá bằng tốc độ gửi nhận văn bản hoặc tỷ lệ văn bản được xử lý qua hệ thống điện tử. Mục tiêu cuối cùng vẫn là bảo đảm người dân được tiếp cận công lý một cách thuận tiện, bình đẳng và thực chất.

Trong thực tế, năng lực sử dụng công nghệ giữa các nhóm người dân có sự khác biệt rất lớn. Người trẻ, người sống ở đô thị, người thường xuyên sử dụng dịch vụ công trực tuyến có thể dễ dàng tiếp nhận phương thức tống đạt qua VNeID. Ngược lại, người cao tuổi, người khuyết tật, người ở vùng sâu, vùng xa, người dân tộc thiểu số, người lao động có điều kiện kinh tế khó khăn hoặc người không sử dụng điện thoại thông minh có thể gặp nhiều rào cản. Một số người có tài khoản định danh điện tử nhưng không quen kiểm tra thông báo; một số khác phụ thuộc vào con cháu, người thân trong việc sử dụng điện thoại hoặc ứng dụng. Nếu Nghị quyết không có cơ chế bảo vệ nhóm chủ thể này, việc áp dụng tống đạt điện tử có thể vô tình tạo ra bất lợi tố tụng cho họ. Chẳng hạn, một người cao tuổi đã được con cháu hỗ trợ kích hoạt VNeID nhưng không biết sử dụng ứng dụng; Tòa án gửi giấy triệu tập qua VNeID và hệ thống ghi nhận gửi thành công; người đó không biết có thông báo nên vắng mặt tại phiên tòa. Trong trường hợp này, nếu máy móc coi việc tống đạt đã hoàn thành thì sẽ ảnh hưởng đến quyền trình bày ý kiến, quyền cung cấp chứng cứ và quyền bảo vệ lợi ích hợp pháp của họ.

Vì vậy, Dự thảo nên bổ sung nguyên tắc: việc cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử không được làm hạn chế quyền tiếp cận công lý, quyền được biết, quyền tham gia tố tụng và quyền bảo vệ lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nguyên tắc này sẽ là cơ sở để Tòa án linh hoạt lựa chọn phương thức tống đạt phù hợp trong từng trường hợp cụ thể. Đối với nhóm người yếu thế hoặc người không có điều kiện sử dụng phương thức điện tử, Tòa án cần được phép áp dụng phương thức truyền thống hoặc áp dụng song song phương thức điện tử và phương thức trực tiếp, bưu chính, niêm yết theo quy định của pháp luật tố tụng. Việc áp dụng song song không nên bị xem là làm giảm giá trị của phương thức điện tử, mà là cơ chế bảo đảm an toàn pháp lý trong giai đoạn chuyển tiếp. Bên cạnh đó, cần quy định trách nhiệm giải thích của Tòa án. Khi đương sự đăng ký nhận văn bản điện tử, Thẩm phán, Thư ký Tòa án hoặc bộ phận tiếp nhận cần giải thích rõ cho họ về cách thức nhận, cách kiểm tra văn bản, cách phản ánh sự cố và hậu quả pháp lý nếu không kiểm tra tài khoản. Việc giải thích này nên được ghi nhận trong biên bản, biểu mẫu đăng ký hoặc xác nhận điện tử. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh người nhận đã được thông tin đầy đủ. Ngoài ra, có thể nghiên cứu cơ chế hỗ trợ tại Tòa án, Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc điểm dịch vụ công để người dân được hướng dẫn sử dụng VNeID, kiểm tra văn bản tố tụng, tải văn bản đã ký số hoặc in văn bản khi cần thiết. Cách làm này giúp tống đạt điện tử không trở thành rào cản công nghệ, mà trở thành công cụ hỗ trợ người dân tiếp cận Tòa án nhanh hơn, minh bạch hơn.

2.4. Về khai thác, xác minh thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia và các hệ thống thông tin có liên quan

Dự thảo Nghị quyết cho phép Tòa án khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia, hệ thống định danh và xác thực điện tử và các hệ thống thông tin có liên quan để xác minh nơi cư trú, nơi làm việc hoặc trụ sở của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong trường hợp không thể cấp, tống đạt, thông báo theo địa chỉ do người khởi kiện hoặc người yêu cầu cung cấp. Đây là nội dung mới, có ý nghĩa thực tiễn lớn trong việc khắc phục khó khăn về xác minh địa chỉ của đương sự.

Thực tiễn giải quyết các vụ án dân sự, hành chính, kinh doanh thương mại cho thấy việc không xác định được địa chỉ của bị đơn, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan hoặc người tham gia tố tụng khác là một trong những nguyên nhân làm kéo dài thời gian giải quyết vụ án. Có trường hợp người khởi kiện chỉ cung cấp địa chỉ cũ; có trường hợp bị đơn đã chuyển nơi cư trú nhưng không đăng ký hoặc không thông báo; có trường hợp doanh nghiệp thay đổi trụ sở nhưng chưa cập nhật thông tin đầy đủ. Khi đó, Tòa án phải xác minh nhiều lần, gửi văn bản qua bưu chính, niêm yết hoặc yêu cầu cung cấp bổ sung thông tin, làm phát sinh thời gian và chi phí. Việc cho phép Tòa án khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia có thể giúp rút ngắn đáng kể quá trình xác minh. Khi thông tin cư trú, định danh, trụ sở, người đại diện hoặc thông tin liên hệ được xác thực từ nguồn dữ liệu chính thức, Tòa án có cơ sở chính xác hơn để thực hiện tống đạt. Điều này cũng hạn chế tình trạng đương sự cố tình che giấu địa chỉ, thay đổi địa chỉ để né tránh việc tham gia tố tụng. Tuy nhiên, việc khai thác dữ liệu cá nhân trong hoạt động tố tụng phải được kiểm soát chặt chẽ. Dữ liệu cư trú, số định danh cá nhân, thông tin tài khoản định danh điện tử, số điện thoại, email, nơi làm việc hoặc các thông tin tích hợp khác đều là dữ liệu có tính riêng tư. Nếu quy định không rõ phạm vi, thẩm quyền và mục đích khai thác, có thể dẫn đến nguy cơ sử dụng dữ liệu vượt quá nhu cầu tố tụng hoặc làm phát sinh rủi ro lộ lọt thông tin cá nhân.

Vì vậy, Dự thảo cần quy định rõ bốn giới hạn trong việc khai thác dữ liệu. Thứ nhất, chỉ khai thác khi thật sự cần thiết để phục vụ việc cấp, tống đạt, thông báo hoặc giải quyết vụ việc theo thẩm quyền. Thứ hai, chỉ khai thác những trường thông tin cần thiết, không khai thác tràn lan toàn bộ dữ liệu cá nhân. Thứ ba, việc khai thác phải được ghi nhận bằng nhật ký hệ thống, xác định rõ người truy cập, thời điểm truy cập, mục đích truy cập và dữ liệu đã khai thác. Thứ tư, thông tin thu được chỉ được sử dụng trong hồ sơ vụ việc, không được sao chép, chuyển giao, chia sẻ hoặc sử dụng vào mục đích khác. Dự thảo Nghị quyết cũng nên quy định trách nhiệm của Tòa án trong việc bảo mật dữ liệu sau khi khai thác. Dữ liệu lấy từ hệ thống định danh điện tử hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia nếu được đưa vào hồ sơ vụ án cần được quản lý theo chế độ bảo mật phù hợp. Trường hợp in ra, trích xuất hoặc lưu dưới dạng tệp điện tử, phải có biện pháp kiểm soát quyền truy cập. Người tiến hành tố tụng, công chức Tòa án hoặc cá nhân được giao xử lý dữ liệu nếu sử dụng sai mục đích hoặc làm lộ thông tin thì phải chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật. Ngoài ra, cần phân biệt giữa việc khai thác dữ liệu để xác minh địa chỉ và việc sử dụng dữ liệu làm căn cứ xác định đã tống đạt hợp lệ. Việc tìm được địa chỉ hoặc tài khoản định danh điện tử của một cá nhân chưa đồng nghĩa với việc người đó đã đồng ý nhận văn bản tố tụng qua phương thức điện tử. Vì vậy, dữ liệu định danh có thể là căn cứ để xác minh chủ thể, nhưng điều kiện tống đạt qua VNeID vẫn cần gắn với cơ chế đăng ký, lựa chọn hoặc chấp thuận theo quy định của Nghị quyết.

2.5. Về xử lý sự cố kỹ thuật, lỗi hệ thống và phương thức dự phòng

Tống đạt điện tử phụ thuộc rất lớn vào hạ tầng kỹ thuật. Để một văn bản của Tòa án được cấp, tống đạt, thông báo qua VNeID, cần có sự vận hành ổn định của nhiều thành phần: hệ thống quản lý văn bản hoặc hệ thống dịch vụ công của Tòa án, chữ ký số chuyên dùng công vụ, hệ thống định danh và xác thực điện tử, ứng dụng VNeID, kết nối internet, thiết bị của người nhận và cơ chế thông báo. Chỉ cần một khâu gặp lỗi, quá trình gửi nhận có thể bị gián đoạn hoặc phát sinh tranh chấp.

Dự thảo đã đề cập đến cơ chế xử lý đối với các trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật, lỗi hệ thống, sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan.  Tuy nhiên, để bảo đảm khả năng áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống Tòa án, cần quy định rõ hơn thế nào là sự cố kỹ thuật, hậu quả pháp lý của sự cố và trình tự xử lý sau khi sự cố xảy ra. Có thể phân loại sự cố thành ba nhóm: Nhóm thứ nhất là lỗi từ phía hệ thống của Tòa án hoặc hệ thống định danh điện tử, ví dụ không ký số được văn bản, không truyền được dữ liệu, hệ thống bảo trì, lỗi đồng bộ hoặc không ghi nhận được trạng thái gửi. Nhóm thứ hai là lỗi từ phía người nhận, ví dụ mất thiết bị, quên mật khẩu, tài khoản bị khóa, không còn sử dụng số điện thoại xác thực hoặc không duy trì khả năng truy cập tài khoản. Nhóm thứ ba là sự kiện khách quan như thiên tai, mất điện diện rộng, gián đoạn internet, sự cố an ninh mạng hoặc tình trạng bất khả kháng khác. 

Đối với nhóm lỗi thứ nhất, không nên coi việc cấp, tống đạt, thông báo là đã hoàn thành nếu hệ thống không ghi nhận được trạng thái gửi thành công hoặc không tạo lập được nhật ký giao dịch đầy đủ. Trong trường hợp này, Tòa án cần thực hiện lại việc gửi qua VNeID sau khi hệ thống được khắc phục hoặc chuyển sang phương thức tống đạt khác theo pháp luật tố tụng. Việc này nhằm tránh rủi ro văn bản chưa thực sự đến được tài khoản người nhận nhưng vẫn bị coi là đã tống đạt. Đối với nhóm lỗi thứ hai, cần phân biệt lỗi khách quan và lỗi do người nhận không thực hiện đúng nghĩa vụ. Nếu người nhận đã đăng ký nhận văn bản điện tử nhưng không cập nhật thông tin khi thay đổi thiết bị, thay đổi số điện thoại, mất quyền truy cập hoặc cố tình không kiểm tra tài khoản, thì họ phải chịu hậu quả pháp lý nhất định. Tuy nhiên, nếu họ chứng minh được việc không truy cập là do nguyên nhân khách quan, chẳng hạn tài khoản bị khóa không do lỗi của họ hoặc ứng dụng gặp lỗi diện rộng, thì cần có cơ chế xem xét lại thời điểm tống đạt để bảo vệ quyền tố tụng. Đối với nhóm sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan, Nghị quyết nên quy định theo hướng Tòa án có quyền sử dụng phương thức tống đạt dự phòng. Phương thức dự phòng có thể là tống đạt trực tiếp, qua bưu chính, qua chính quyền địa phương, niêm yết hoặc thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng tùy từng loại vụ việc và quy định tố tụng tương ứng. Cách tiếp cận này giúp hệ thống tố tụng không bị đình trệ chỉ vì lỗi kỹ thuật, đồng thời bảo đảm việc giải quyết vụ việc không phụ thuộc tuyệt đối vào một nền tảng công nghệ.

Vì vậy, Dự thảo cần bổ sung quy định về biên bản hoặc xác nhận sự cố kỹ thuật. Khi xảy ra lỗi hệ thống, cần có tài liệu ghi nhận: thời gian xảy ra lỗi, phạm vi ảnh hưởng, loại lỗi, đơn vị xác nhận, thời điểm khắc phục và danh sách giao dịch bị ảnh hưởng nếu có. Tài liệu này có giá trị quan trọng khi xem xét tính hợp lệ của việc tống đạt, nhất là trong trường hợp có khiếu nại về thời hạn kháng cáo, thời hạn tham gia phiên tòa hoặc thời hạn thực hiện nghĩa vụ tố tụng. Ngoài ra, cần có quy định về thứ tự ưu tiên giữa tống đạt điện tử và tống đạt truyền thống trong trường hợp áp dụng song song. Nếu cùng một văn bản được gửi qua VNeID và đồng thời gửi bằng bưu chính, cần xác định rõ thời điểm nào được lấy làm căn cứ tính thời hạn tố tụng. Theo tôi, nếu người nhận đã đăng ký nhận văn bản điện tử và hệ thống ghi nhận gửi thành công hợp lệ, thời điểm điện tử nên được ưu tiên. Tuy nhiên, nếu có lỗi kỹ thuật hoặc có căn cứ cho thấy việc gửi điện tử không bảo đảm, thời điểm tống đạt bằng phương thức dự phòng nên được sử dụng để bảo đảm an toàn pháp lý.

2.6. Về chữ ký số, định dạng văn bản và khả năng kiểm chứng của người nhận

Dự thảo Nghị quyết quy định Tòa án sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ đối với các văn bản được thực hiện cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử; chỉ các văn bản được ký số hợp lệ mới được gửi qua ứng dụng VNeID. Đây là quy định cần thiết, bởi chữ ký số là công cụ quan trọng để xác định văn bản do đúng cơ quan có thẩm quyền ban hành, nội dung văn bản không bị thay đổi và văn bản có giá trị pháp lý trong môi trường điện tử.

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 ghi nhận thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu; trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu có thể đáp ứng yêu cầu nếu thông tin đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.  Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để văn bản tố tụng điện tử của Tòa án có giá trị tương đương văn bản giấy, nếu được tạo lập, ký số, gửi, nhận và lưu trữ đúng quy định. Tuy nhiên, việc quy định “văn bản phải được ký số hợp lệ” mới chỉ giải quyết yêu cầu từ phía cơ quan ban hành. Vấn đề tiếp theo cần được đặt ra là người nhận có thể kiểm chứng chữ ký số và tính hợp lệ của văn bản hay không. Trong thực tế, nhiều người dân chưa có kỹ năng kiểm tra chữ ký số, chưa phân biệt được văn bản điện tử gốc với bản scan, bản chụp hoặc tệp tin giả mạo. Nếu người nhận không biết cách kiểm tra, họ có thể nghi ngờ văn bản thật hoặc ngược lại, bị lừa bởi văn bản giả mạo.

Vì vậy, Dự thảo nên bổ sung yêu cầu về khả năng kiểm chứng dễ dàng đối với người nhận. Khi văn bản được gửi qua VNeID, giao diện ứng dụng nên hiển thị rõ các thông tin cơ bản như: tên Tòa án ban hành, số và ký hiệu văn bản, ngày ban hành, người ký, trạng thái chữ ký số, thời điểm ký, mã định danh văn bản và trạng thái xác thực. Người nhận nên có thể kiểm tra bằng thao tác đơn giản rằng văn bản được phát hành từ hệ thống chính thức của Tòa án và chữ ký số còn hiệu lực. Về định dạng văn bản, cần quy định thống nhất để tránh tình trạng mỗi Tòa án sử dụng một cách khác nhau. Văn bản điện tử nên được gửi dưới định dạng phổ biến, có khả năng lưu trữ lâu dài, không dễ chỉnh sửa và hỗ trợ kiểm tra chữ ký số. Đồng thời, hệ thống cần bảo đảm người nhận có thể tải xuống, lưu trữ, in ra hoặc xuất trình văn bản khi cần thiết. Đối với văn bản có phụ lục, tài liệu kèm theo hoặc nhiều tệp đính kèm, cần có cơ chế đóng gói, đánh số, xác thực để tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn. Một vấn đề khác là chống giả mạo thông báo của Tòa án. Khi tống đạt qua VNeID được triển khai rộng rãi, có thể xuất hiện nguy cơ đối tượng xấu giả mạo tin nhắn, email hoặc đường dẫn để lừa người dân truy cập, cung cấp thông tin cá nhân hoặc tải tệp độc hại. Do đó, Nghị quyết hoặc văn bản hướng dẫn thi hành nên nhấn mạnh nguyên tắc: người dân chỉ tiếp nhận, kiểm tra và tải văn bản tố tụng thông qua kênh chính thức đã được xác thực; Tòa án không gửi đường dẫn không rõ nguồn gốc hoặc yêu cầu cung cấp mật khẩu, mã OTP ngoài quy trình xác thực chính thức. Do đó, Dự thảo cũng nên bổ sung quy định về mã tra cứu văn bản. Mỗi văn bản điện tử có thể được gắn mã định danh hoặc mã QR để người nhận tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án hoặc hệ thống xác thực chính thức. Khi nhập mã, người nhận có thể kiểm tra văn bản có tồn tại hay không, do Tòa án nào ban hành, ngày ký, tình trạng hiệu lực và nội dung cơ bản. Cơ chế này vừa tăng tính minh bạch, vừa giúp người dân yên tâm khi nhận văn bản điện tử. Cuối cùng, cần quy định trách nhiệm lưu trữ văn bản đã ký số và nhật ký gửi nhận. Văn bản tố tụng điện tử không chỉ phục vụ việc gửi nhận tại một thời điểm, mà còn có thể là căn cứ chứng minh trong suốt quá trình giải quyết vụ án, xét xử phúc thẩm, giám đốc thẩm, tái thẩm hoặc giải quyết khiếu nại. Do đó, hệ thống cần bảo đảm văn bản đã ký số, dữ liệu gửi nhận, nhật ký xác thực và thông tin liên quan được lưu trữ an toàn, có khả năng truy xuất khi cần thiết. Thực tiễn triển khai tống đạt điện tử đã đặt ra yêu cầu phải có chuỗi chứng cứ số đầy đủ, tránh tình trạng thiếu log, mất log hoặc không chứng minh được thời điểm gửi nhận khi phát sinh tranh chấp. 

3. Kết luận

Dự thảo Nghị quyết hướng dẫn việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản của Tòa án bằng phương tiện điện tử thông qua ứng dụng định danh điện tử quốc gia là một bước tiến quan trọng trong quá trình xây dựng Tòa án điện tử, Tòa án số. Nếu được ban hành và triển khai hiệu quả, Nghị quyết sẽ góp phần rút ngắn thời gian giải quyết vụ việc, giảm chi phí tố tụng, tăng tính minh bạch, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân và phù hợp với xu thế chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp.