Quy định chụp ảnh khi công chứng: Một số góp ý nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật

Trước hết là tăng tính minh bạch. Ảnh chụp là bằng chứng rõ ràng về việc người yêu cầu công chứng đã trực tiếp ký vào văn bản trước mặt công chứng viên, giúp loại bỏ nghi ngờ về việc làm giả chữ ký hoặc các hành vi gian lận khác. 

Bên cạnh đó là phòng ngừa rủi ro. Trong bối cảnh các hình thức làm giả giấy tờ ngày càng tinh vi, việc chụp ảnh giúp hạn chế các rủi ro liên quan đến giả mạo, tranh chấp sau này. Tiếp đến là hỗ trợ giải quyết tranh chấp. Nếu có tranh chấp xảy ra, ảnh chụp có thể được sử dụng như một bằng chứng quan trọng để đối chiếu, xác minh và hỗ trợ quá trình giải quyết vụ việc. 

Đặc biệt, việc chụp ảnh thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch của quy trình công chứng, giúp các bên tham gia giao dịch cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn. Việc chụp ảnh khi công chứng là một quy trình hợp lý, mang lại nhiều lợi ích cho cả người dân và cơ quan công chứng, góp phần xây dựng một môi trường công chứng an toàn, minh bạch và tin cậy. 

Luật Công chứng năm 2024 quy định rõ việc chụp ảnh khi công chứng không được làm gián đoạn hoặc kéo dài thời gian thực hiện, nhằm tránh gây phiền hà cho người dân. Theo đó, tổ chức hành nghề công chứng phải chuẩn bị đầy đủ thiết bị, phần mềm, nhân sự để quy trình diễn ra nhanh gọn, chuyên nghiệp, không phát sinh chi phí không hợp lý.

Quy trình chụp ảnh cần được tích hợp ngay tại thời điểm ký văn bản, tránh tạo thêm thủ tục rườm rà. Thiết bị sử dụng phải hiện đại, tự động lưu trữ ảnh vào hồ sơ công chứng điện tử. Đồng thời, công chứng viên có trách nhiệm giải thích rõ mục đích chụp ảnh, tăng tính minh bạch và phòng ngừa tranh chấp.

Về nghĩa vụ pháp lý, tổ chức công chứng phải tuân thủ Điều 50 Luật Công chứng 2024, đảm bảo thực hiện đúng quy trình chụp ảnh. Ngoài ra, cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật, đào tạo nhân sự, và đặc biệt là bảo mật tuyệt đối dữ liệu ảnh theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Trong mọi trường hợp, ảnh chụp phải được lưu trữ đầy đủ, chính xác, phục vụ kiểm tra, giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp sau này.

Khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024 quy định rõ về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng. Theo đó, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được.

Việc ký văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ. Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ cũng quy định cụ thể về chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng.

Theo đó, việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

- Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng;

- Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh;

- Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.

Trường hợp việc điểm chỉ được thực hiện thay cho việc ký thì ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc điểm chỉ cũng được thực hiện theo quy định tại Điều này.

Trường hợp việc công chứng có người làm chứng, người phiên dịch thì việc chụp ảnh người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Điều này.

Trường hợp có nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh từng người ký trước sự chứng kiến công chứng viên hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký trước sự chứng kiến công chứng viên; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều này.

Trường hợp nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì chụp ảnh người ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các thời điểm hoặc địa điểm tương ứng; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều này.

Ảnh chụp là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay phim quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng; tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Việc triển khai quy định chụp ảnh trong công chứng theo Luật Công chứng 2024 đặt ra yêu cầu cao về bảo mật thông tin cá nhân, đặc biệt là hình ảnh. Để đảm bảo an toàn, các tổ chức hành nghề công chứng cần thiết lập quy trình thu thập và lưu trữ dữ liệu chặt chẽ, bao gồm mã hóa ảnh, kiểm soát truy cập, lưu trữ tập trung và an toàn.

Bên cạnh đó, cần xây dựng chính sách bảo mật rõ ràng, công khai mục đích sử dụng và thời hạn lưu trữ ảnh. Việc đào tạo công chứng viên và nhân sự về bảo vệ dữ liệu cá nhân là rất cần thiết, cùng với cơ chế kiểm tra, giám sát thường xuyên.

Mặc dù Luật Công chứng 2024 chưa quy định chi tiết, nhưng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, tổ chức hành nghề công chứng – với vai trò là đơn vị xử lý dữ liệu – phải tuân thủ các quy định pháp luật, áp dụng biện pháp bảo mật kỹ thuật – hành chính, thông báo kịp thời nếu có rò rỉ, đồng thời chịu trách nhiệm giải trình và bồi thường thiệt hại nếu xảy ra vi phạm.

Việc yêu cầu chụp ảnh lại mỗi lần công chứng, kể cả với cùng một người, cùng nội dung, nhằm đảm bảo tính chính xác và xác thực cho từng giao dịch. Tuy nhiên, để hạn chế việc tái sử dụng ảnh trái phép, cần đồng thời áp dụng các giải pháp công nghệ, pháp lý và quản lý.

Trước hết, mỗi ảnh cần được mã hóa, ghi rõ ngày giờ và gắn định danh duy nhất, liên kết với thông tin giao dịch cụ thể. Có thể nghiên cứu ứng dụng để đảm bảo tính toàn vẹn và không thể chỉnh sửa ảnh. Bên cạnh đó, cần có cơ chế phân quyền truy cập, kiểm soát chặt chẽ và xóa ảnh sau thời hạn lưu trữ theo đúng quy định pháp luật.      

Về công nghệ, có thể tích hợp AI và các công cụ nhận diện ảnh giả mạo, trùng lặp, cũng như sử dụng thủy vân số, dấu vân tay số để chống sao chép. Việc kết nối với Cổng dịch vụ công quốc gia và dữ liệu dân cư sẽ giúp kiểm tra chéo và xác thực hiệu quả hơn.

Mặt khác, cần hoàn thiện hành lang pháp lý, ban hành chế tài nghiêm khắc với hành vi tái sử dụng ảnh sai mục đích. Đồng thời, phải xác định rõ trách nhiệm cá nhân hóa, đặc biệt với công chứng viên, và thiết lập cơ chế phản ánh, giám sát từ người dân.

Cuối cùng, việc minh bạch hóa quy trình chụp ảnh, phổ biến pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, sẽ giúp người dân hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, từ đó tạo dựng sự tin tưởng vào quy định mới này.

Một số kiến nghị góp phần tăng độ tin cậy, minh bạch trong hoạt động công chứng

Từ góc nhìn cải cách thủ tục hành chính, để quy định chụp ảnh khi công chứng không trở thành rào cản, mà thực sự tăng tính minh bạch, tin cậy, cần thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp. 

Trước hết, cần đơn giản hóa quy trình chụp ảnh, tích hợp thẳng vào thời điểm ký văn bản, tránh tạo thành bước riêng gây mất thời gian. Thiết bị chụp ảnh phải hiện đại, thân thiện và tự động lưu trữ ảnh vào hồ sơ điện tử nhằm giảm thao tác.

Thứ hai, minh bạch hóa thông tin là điều kiện tiên quyết. Người dân cần được giải thích rõ ràng về mục đích chụp ảnh, quyền bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định pháp luật liên quan, từ đó tạo sự đồng thuận và yên tâm khi thực hiện.

Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số, như xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng, kết nối với các hệ thống dữ liệu khác, kết hợp chữ ký số và AI để kiểm soát ảnh giả, ảnh trùng lặp.

Ngoài ra, cần đào tạo bài bản đội ngũ công chứng viên, không chỉ về kỹ năng công nghệ mà cả kiến thức pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đồng thời, cần thiết lập cơ chế tiếp nhận phản hồi từ người dân, tăng cường kiểm tra, giám sát để phát hiện sớm vi phạm và xử lý kịp thời.

Như vậy, nếu được triển khai đúng cách, quy định chụp ảnh sẽ góp phần làm cho hoạt động công chứng trở nên chuyên nghiệp, an toàn và minh bạch hơn, thay vì gây phiền hà như một thủ tục hành chính rườm rà.

Bên cạnh đó, để quy định chụp ảnh khi công chứng thực sự đi vào thực tiễn hiệu quả, không trở thành gánh nặng mà góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và chuyển đổi số, cần triển khai đồng bộ các nhóm giải pháp sau:

Thứ nhất, số hóa và tích hợp toàn diện: Cần phát triển hệ thống công chứng điện tử tập trung toàn quốc, tích hợp đầy đủ các bước như tiếp nhận hồ sơ, chụp ảnh, ký văn bản, lưu trữ và cấp bản sao điện tử. Hệ thống này phải liên thông với Cổng dịch vụ công quốc gia và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tự động xác thực thông tin, từ đó giảm đối chiếu giấy tờ và nâng cao độ chính xác.

Thứ hai, chuẩn hóa kỹ thuật và thiết bị: Bộ Tư pháp cần ban hành quy chuẩn kỹ thuật về ảnh chụp như: định dạng, thời điểm lưu trữ và thiết bị sử dụng. Có thể áp dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt và chữ ký nhằm đối chiếu sinh trắc học, tăng tính xác thực và hạn chế gian lận.

Thứ ba, nâng cao năng lực số cho đội ngũ công chứng viên: Tổ chức đào tạo chuyên sâu về sử dụng phần mềm công chứng điện tử, bảo mật dữ liệu và phối hợp với hệ thống dữ liệu quốc gia.

Thứ tư, bảo đảm minh bạch và an toàn dữ liệu cá nhân: Ban hành quy định rõ ràng về bảo vệ thông tin cá nhân, bao gồm quy trình mã hóa, kiểm soát truy cập, lưu trữ an toàn và thời hạn lưu giữ ảnh. Cần thiết lập cơ chế giám sát chặt chẽ, xử lý nghiêm các hành vi lạm dụng, sao chép trái phép dữ liệu ảnh.

Thứ năm, thí điểm triển khai và đánh giá hiệu quả: Nên triển khai thử nghiệm tại một số địa phương có đủ điều kiện kỹ thuật và nhân lực, sau đó đánh giá hiệu quả thực tế, lấy ý kiến phản hồi để kịp thời điều chỉnh quy trình và hoàn thiện hành lang pháp lý trước khi áp dụng rộng rãi.